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Comment rendre profitable la coopération avec une société de recouvrement ?

Un partenariat avec une société de recouvrement va vous aider à encaisser des créances qui sinon auraient du certainement être passées en pertes.

La société de recouvrement va vous débarrasser de la gestion des 20 % de clients qui provoquent 80 % de vos problèmes. Mais si cette coopération se fait sur de mauvaises bases il y aura de nombreux quiproquos. Soit vous avez transmis des créances trop anciennes et vous êtes déçus du manque de résultat, soit vous avez transmis des créances trop récentes et vous êtes agacés par la facture d’honoraire alors que vous estimez que vous auriez pu encaisser cette créance vous-même.

Si la coopération se fait sur des bases solides les deux partenaires vont en tirer avantage.

Les règles suivantes sont à respecter:
• Mise en place d’un processus interne qui évitera que les créances soient transmises trop tôt ou trop tard
• Transmettez un dossier complet avec toutes les informations utiles
• Suivez les conseils du cabinet de recouvrement ce sont des professionnels ils savent ce qu’ils font.
• Ne négocier pas avec un débiteur qui vous contacte en direct pour contourner les actions entreprises par le cabinet de recouvrement.
• Donnez au cabinet de recouvrement une chance de vous prouver son savoir-faire en lui transmettant un dossier qui peut être recouvré.
Il faut mettre en place un agenda afin que les dossiers ne soient transmis ni trop tôt n trop tard à la société de recouvrement. Cet agenda dépendra de votre business model de votre branche d’activité et de la manière dont vous organisez vos relances. Il faut cependant prendre en considération que si un de vos clients ne réagit à aucune de vos relances c’est qu’il a décidé de ne plus traiter avec vous. Il est alors temps de confier son dossier au recouvrement.

Quand une société de recouvrement met la pression sur un débiteur celui-ci aura bien souvent la réaction de contacter directement son fournisseur. Si le fournisseur accepte de négocier en direct la société de recouvrement aura perdu toute capacité d’exercer un ascendant psychologique sur le débiteur. Et au prochain problème le débiteur utilisera de la même méthodologie pour obtenir des délais de paiement et un crédit fournisseur gratuit.

Recouvrer des impayés est un métier difficile. Un très grand nombre de dossiers reçus ne sera jamais encaissé et ce quels que soient les méthodes employées et les efforts consentis. Changer de manière permanente de partenaire recouvrement est un mauvais calcul. Il faut confier des affaires qui peuvent être menées à leur terme puis construire une relation durable de partenariat.

Evolution judicaire pour les frais de recouvrement.

Depuis 2012 en France suite à la publication l’article L 411-6 du code de commerce il est prévu que les frais de recouvrement y compris les honoraires de succès soient mis à la charge du débiteur.

Dans les années qui ont suivi ce texte, son application a été freinée par le Tribunaux, les juges s’opposant à son application et maintenant l’indemnisation du créancier sur la seule base de l’article 700 du code de procédure civile. Comme évoqué dans nos précédentes publications le statut des juges commerciaux est particulier du fait qu’il ne s’agit pas de juges professionnels.

Dans de nombreux jugements les Tribunaux décidaient de ne pas appliquer les dispositions d’ l’article L 411-6 pour ce qui concerne les honoraires et frais de recouvrement.

Jusqu’en 2014 il n’existe quasiment aucune décision favorable au créancier pour ce qui concerne les frais. Les Tribunaux de Paris et de Nanterre étaient ceux qui s’opposaient le plus à ces nouvelles dispositions.

Depuis 2016 la situation s’est considérablement améliorée, de plus en plus de jugements accordant le remboursement des frais et honoraires de succès au créancier.

Les Tribunaux de Paris et Nanterre ont complément changé leur façon de voir et acceptent que soient mis à la charge du débiteur les frais de recouvrement y compris l’honoraire de succès.

Le problème qui subsiste c’est qu’il faille intenter une procédure contentieuse, synonymes de coûts importants, pour obtenir la prise en charge de ces frais. Une telle procédure ne fait pas de sens si à son terme il s’avère que le débiteur est insolvable. Il est indispensable de vérifier au préalable quelles sont les chances de recouvrer l’impayé avant de se lancer dans une procédure qui peut durer de 12 à 18 mois.

Les petites créances sont exclues de cet avantage car leur montant ne justifie pas une action en justice. Il est urgent que le législateur français se penche sur la question des petites créances qui cumulées peuvent atteindre des sommes considérables.

Georges Vonfelt
www.gevo.fr

De l’importance de la signature en droit français

Les artisans et de manière générale tous ceux qui accordent du crédit fournisseur à leurs clients se doivent de veiller à la signature par leurs clients des commandes, devis et bons de livraison.

Ceux qui négligent cette condition risquent d’avoir des soucis si le client venait à contester la réalité des travaux, la livraison ou la conformité des biens commandés et donc refuser le paiement.

La cour de Cassation le 11 octobre 2017 a statué sur les faits suivants : un artisan avait réalisé des travaux pour un agriculteur sans faire signer de devis. A la fin des travaux ceux-ci ont été contestés par le client au motif qu’il n’avait pas signé de devis. L’artisan n’a pu fournir que des témoignages d’entreprises ayant travaillé sur le chantier. Mais la cour de Cassation a décidé que ces témoignages n’étaient pas suffisants car au-delà de 1.500 € de travaux un devis signé est obligatoire.

L’artisan n’a pas pu faire condamner son client à lui payer les factures qu’il avait établies même si les travaux avaient bien été réalisés.

La prévention des impayés passe impérativement par le respect du formalisme et l’obtention de signatures sur les documents commerciaux, pour les professionnels celle-ci doit être accompagnée du cachet commercial du client.

Arrêt du 11 Octobre 2017 Numero 16-22507.

Les pièges à éviter dans les conditions de paiement.

Tout retard par rapport aux délais de paiement accordés à vos clients est en fait et selon l’orthodoxie financière une remise supplémentaire accordée par le fournisseur.

De quoi faut-il tenir compte pour fixer vos délais de paiement ?

Dans tous les cas il faut prendre en compte les obligations légales. En France par exemple la Loi a fixé le délai maximum de paiement à 60 jours de la date de facturation.

Il est un concept qu’il est utile de prendre en considération c’est celui du flux de trésorerie de votre client.

Dans la restauration par exemple les fournisseurs livrent plusieurs fois par semaine. Les clients du restaurateur paient eux comptant. Il serait anormal, contreproductif et un non-sens de gestion d’accorder aux restaurateurs un délai de paiement de 60 jours.

Dans le domaine de la confection les marchandises livrées sont achetées par les consommateurs entre 4 et 6 mois plus tard. Le détaillant ne sera pas en mesure de payer son stock au bout de 30 jours sauf à obtenir de son banquier un crédit de trésorerie ce qui n’est pas toujours évident à l’heure actuelle. Le fournisseur devra mettre en place des dates de valeur ou de plans de paiement pour s’adapter aux flux de trésorerie spécifiques de ce type de clients.

Le fournisseur qui pour ses délais de paiement ne prend pas en compte les flux de trésorerie de ses propres clients s’expose à des retards de paiement, à des factures impayées et à des dossiers de recouvrement contentieux.

De l’importance de l’écrit en droit français.

La procédure civile française est une procédure écrite.

Même si la procédure civile se termine par une audience de plaidoirie des avocats, la décision du Tribunal est quasiment toujours reportée à une date ultérieure. Les juges vont pendant ce laps de temps étudier les pièces et documents inclus dans les conclusions des parties.

Il en va de même pour les témoignages qui revêtent toujours la forme écrite et manuscrite.

A la différence d’autres pays les témoins des procédures civiles françaises ne sont pas convoqués au Tribunal.

L’application stricte de ce principe se retrouve dans la loi sur les indemnités forfaitaires de recouvrement. Depuis le 1er janvier 2013 et ce dès le 1er jour de retard le créancier peut réclamer à son client un forfait de 40 € par facture pour couvrir les frais de recouvrement.

Mais pour que cette disposition soit applicable il faut que cela soit mentionné par écrit sur les factures et dans les conditions générales de vente.

En droit français il est indispensable que l’ensemble du processus commercial soit documenté par des écrits, tout accord verbal est à prescrire.

Comment une société de recouvrement peut-elle aider les entrepreneurs à améliorer leur rentabilité ?

Quand une facture reste impayée les entrepreneurs en sous estiment souvent le coût pour leur entreprise. Les conséquences directes sur le bénéfice sont facilement appréhendées. Il est cependant instructif de prendre en compte le taux de marge et le chiffre d’affaire supplémentaire à réaliser pour effacer la perte subie.

Dans l’exemple ci-dessous nous analysons la situation d’une entreprise dont le chiffre d’affaires annuel est de 6.000.000 € et qui supporte plusieurs impayés pour un total de 45.000€.

Si son taux de marge par rapport à son chiffre d’affaires est de 5 % elle devra augmenter ses ventes de 900.000 € pour absorber les conséquences financières de ces impayés.

Il faudra que l’équipe commerciale assume un développement du chiffre d’affaires de 15 % pour compenser les pertes subies. Il va de soi que cet objectif sera difficilement atteignable dans un marché concurrentiel. Non seulement ces impayés vont mettre à mal le bénéfice et la situation de trésorerie de l’entreprise, mais ils risquent également de mécontenter la force de vente.

La démarche qui consiste à mandater une société de recouvrement se fait avec beaucoup de réticence :

• L’entreprise craint que la relation client soit perturbée
• Le coût semble important surtout quand dans des pays comme la France où il est très difficile de faire supporter les frais de recouvrement au débiteur qui ne paye pas sa facture.

Faire appel à une société de recouvrement c’est comme confier la gestion du restaurant d’entreprise à un traiteur, cela devient nécessaire si on veut se concentrer sur son cœur de métier, et si on veut laisser aux spécialistes, des tâches pour lesquelles la société n’a pas forcément les compétences en interne.

Si les factures à recouvrer sont transmises au cabinet de recouvrement dans un délai raisonnable après l’échéance impayée, il est probable dans l’exemple ci-dessus qu’une somme comprise entre 25.000 et 30.000 € net de frais puisse être récupérée. Ceci dépendra bien sûr de la qualité du dossier et tout ne peut pas toujours être encaissé.

Dans la majorité des cas le recours à une société de recouvrement va améliorer la rentabilité de l’entreprise et sa trésorerie.

Enfin un faible taux de sinistre va permettre à l’entreprise de négocier à la baisse sa prime d’assurance- crédit, si elle a souscrit un tel contrat.

Le recouvrement à l’encontre des particuliers l’exemple allemand.

En Allemagne contrairement à la France il existe une base de données la SCHUFA qui détermine la solvabilité des particuliers.

La SCHUFA a été créé en 1927 et dans ses fichiers sont enregistrés ce jour 66.3 millions de particuliers allemands et leur comportement de paiement. Les banques et les organismes de crédit ont un accès à la SCHUFA et il est par exemple d’usage de fournir une attestation de cet organisme à son propriétaire avant de signer un bail.

Quand un particulier ne paie pas ses factures et que le dossier est transmis à une société de recouvrement dûment habilitée celle-ci est en droit de réclamer des frais ce qui est interdit en France, sauf quand on doit de l’argent à l’état (impôts, contraventions).

En Allemagne pour une somme impayée de 3 € les frais de recouvrement à la charge du particulier peuvent dépasser 70 €.

Si le particulier ne paie pas ces frais de recouvrement son créancier va faire un signalement à la SCHUFA ce qui entrainera une dégradation de sa solvabilité. Il lui sera par exemple plus difficile d’obtenir un abonnement pour un téléphone mobile ou de louer un logement.

On peut critiquer le système au nom de la protection de la vie privée mais ce qui est certain c’est qu’il responsabilise les débiteurs.

En France des milliards d’euros partent en fumée tous les ans car il n’existe pas de moyen ou procédure efficace pour encaisser les impayés d’un faible montant.

Il serait temps que le législateur se penche sur la situation des particuliers de mauvaise foi qui profitent impunément du système. Les milliards d’euros d’impayé sont une perte sèche directe et indirecte pour la collectivité, les entreprises et l’état.

Les délais qui vont influencer le paiement de vos factures !

En France le délai de prescription pour les factures commerciales est de 5 ans.

Mais il existe bien d’autres délais qu’il faut surveiller pour éviter des surprises désagréables. En effet il est dans les faits quasiment impossible d’obtenir d’un Tribunal ou d’un Juge Commissaire la levée de la forclusion avec souvent comme conséquence que la dette sera censée n’avoir jamais existé.

Si votre client vend son fonds de commerce vous aurez 10 jours calendaires à compter de la publication au Bulletin Officiel des Annonces commerciales pour faire opposition entre les mains du séquestre.

Cette opposition bloque le versement des fonds au vendeur et vous permettra d’être payé si le montant des oppositions n’est pas supérieur au fonds détenus par le séquestre.

Si votre client fait opposition à une injonction de payer vous aurez 15 Jours pour informer le greffe si vous désirez poursuivre la procédure sous peine de caducité.

En cas de cessation de paiement de votre client vous aurez deux mois pour déclarer votre créance (délai porté à 4 mois pour les étrangers). A défaut votre dette sera censée n’avoir jamais existé.

La procédure de l’injonction de payer est très utilisée à l’encontre des débiteurs récalcitrants.Une fois cette injonction obtenue il va falloir informer le débiteur par l’intermédiaire d’un huissier cela s’appelle une signification elle doit se faire dans les 6 mois. Le délai d’opposition écoulé (un mois) il faut impérativement demander au Tribunal le titre exécutoire dans les 2 mois.

En conclusion il est bien plus efficace de laisser un professionnel gérer ces délais qu’il s’agisse d’un avocat, d’un cabinet de recouvrement ou d’un huissier.

Il est également nécessaire de surveiller les publications officielles concernant vos clients vu les délais extrêmement courts que vous avez pour agir.

Le temps le pire ennemi pour le paiement de vos factures.

Le temps est le facteur clé qu’il s’agisse de paiement, de recouvrement, d’opérations militaires, de politique ou de commerce en général.

Un chef des armées peut gagner une bataille contre un ennemi plus nombreux s’il agit au moment adéquat.

La mise sur le marché d’un nouveau produit même s’il est exceptionnel et révolutionnaire sera un échec si cette mise sur le marché se fait trop tôt ou trop tard.

En France nous avons un exemple exceptionnel de l’utilisation optimale du facteur temps c’est le moment choisi par notre président Mr Macron pour annoncer sa candidature ce qui a conduit à son élection totalement inattendue.

Pour la gestion des paiements et pour le recouvrement, de créances plus le délai entre l’échéance et les actions est court plus les chances de se faire payer augmentent.

Les clients comprennent très vite quels sont les fournisseurs qui suivent avec rigueur et selon le principe “ une main de fer dans un gant de velours “ leurs créances ouvertes et quels sont les fournisseurs qui tolèrent des délais de plusieurs semaines, mois ou années.

Six mois après l’échéance le risque d’impayé augmente de manière exponentielle, un an après l’échéance la chance de recouvrer quelque chose est presque égale à zéro.

Un an après l’échéance le transporteur ne pourra plus fournir de bon de livraison émargé.

Un an après l’échéance les clients les plus faibles auront disparus.

Un an après l’échéance les frais d’une action en justice risquent d’avoir considérablement augmenté.

Un après l’échéance la totalité de la marge aura été absorbée par les frais et les intérêts.

Ne pas agir en cas d’impayé c’est se préparer à passer des provisions pour créances irrécouvrables.

Si un fournisseur a du retard dans ses livraisons ce sera sans délai que son client émettra une réclamation parfois virulente.

Si le fournisseur a livré en temps et en heure un produit de qualité il n’y a aucune raison que son client ne respecte pas l’échéance convenue

Credit Manager 2017 de nouvelles règles ?

Comme déjà évoqué dans nos précédentes newsletters le crédit fournisseur est en France un élément d’une extrême importance pour le financement des échanges entre fournisseur et client.

Pour maîtriser le risque client Il est indispensable d’avoir recours en interne ou en tant que prestataire de service à un crédit manager.

Les procédures liées à cette fonction étaient jusqu’alors bien établies :

– Analyse de solvabilité

– Gestion des modalités et moyens de paiement

– Circuits administratifs (conditions générales, commande, bon de livraison etc.)

– Fixation et supervision de la limite de crédit

– Mise en œuvre si besoin de procédures de recouvrement des créances impayées.

En France en 2017 l’évolution de la société que les faits ci-dessous décrivent bien

– Tsunami politique entrainant la disparition de l’opposition gauche droite

– Diminution de la transparence des entreprises du fait de la non publication de leurs comptes.

– Nouvelles possibilités données aux fournisseurs d’accorder du crédit à leurs clients.

– Développement météoritique de la nouvelle économie.

– Modification en profondeur des habitudes de consommation

Entraine également une évolution du rôle du Crédit Manager.

Si les règles édictées plus haut restent valables il est indispensable d’intensifier la coopération entre la gestion du risque et le service commercial.

Commercial et financier doivent mettre en œuvre une politique de soutien aux détaillants. Il faut oublier la répression pour mettre l’accent sur la prévention. Dans un certain nombre de secteurs seul un partenariat entre les fabricants et leurs clients assurera l’avenir des fournisseurs.